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关于统一规范办理办公平台收发文的通知

  各处室:

  为进一步加强内控管理,提高行政效率,保证各层级履行职责,现将承办处室收、发文处理规范如下:

  一、   收文的签批要求

  各处室在收到办公室批分的收文时,应明确区分收文类型:阅件和办件,阅件是需要相关处室阅知的收文,办件是需要相关处室根据要求完成有关工作的收文。对不同类型的收文要区别处理。处室负责人、分管处领导必须签批明确的、具有可操作性的指导意见,不得简单签批“***阅处”。

  (一)处室负责人签署要求。处室负责人须认真阅读领会收文内容,签批阅件应根据文件内容和本处室岗位职责分工,明确签署本处室传阅范围和处理方式,如“请***(分管处领导)及***(承办人)阅并登记台帐”,或者“请***(分管处领导)及***(承办人)阅并完善***数据库”或者“请***(分管处领导)及**(承办人)办理,重点关注……(对该项工作提出具体要求)”等。签署明确意见后发送至分管处领导。

  (二)分管处领导签批要求。各处室分管处领导收文后,根据本处室岗位职责分工,进一步明确签署指导性意见,如“请***(承办人)阅并登记台帐,并注意……(提出工作要求)”,“请***(承办人)阅并完善***数据库,并注意……(提出工作要求)”,或“请***(承办人)……,并重点关注……(提出工作方法和要求)”等。签署明确意见后发送至承办人。

  (三)承办人签批要求。承办人根据分管处领导签批的意见,认真阅读收文,并完成相关工作。完成相关工作后标注具体办理结果,如“*月*日已登记**台帐,已完善**数据库”、“**年**月**日将****(注明文件题目和文号)报财政部”或“**年**月**日完成****事项,以**文件上报办党组”等,明确批注后再做“阅结”处理。

  二、   发文的签批要求

  (一)承办人认真校对文件后关联收文或签报。如发文有相关联的收文或签报,拟稿人拟稿时应点击“关联收文”或“关联签报”,关联相关收文或签报,以便核稿人员和办领导查询文件的来龙去脉,同时方便日后查询。拟稿人要认真对照公文的格式校对文件,杜绝错别字、丢字漏字和标点错误等现象,并完整准确填写发文稿头纸有关要素后,提交至分管处领导审核。

  (二)分管处领导初审文件要求。分管处领导应根据有关文件要求或办党组批示审核,对文件的结构、内容以及公文的格式等进行认真审核、修改和把关,在“处领导审核意见”处,一是注明“该发文的起草缘由、根据以及要求报送的时间”等内容,二是对文件修改过的内容简要说明。如对文件内容或结构存在较大分歧或修改篇幅较大,可批注具体明确的修改意见后,退回拟稿人进行修改;拟稿人修改后,简要注明修改的内容后(正式发文可在“办外会签”处签署意见),发送分管处领导审核,审核要求同上。分管处领导签署明确审核意见后提交至处室负责人。

  (三)处室负责人复审文件要求。处室负责人审核发文要严格把关,修改并校核后,在“处领导审核意见”处简要批注修改内容及审批意见,签署明确意见后提交至办公室和分管办领导。

  三、发文审核节点及流程

  (一)“上行文”审核节点及流程。上行文统一由监察专员审核后签发,具体审核节点及流程为:拟稿人拟稿-分管处领导审核-处室负责人审核-办公室文秘人员审核-办公室主任审核-分管办领导审核-监察专员审核并签发-处室负责人-拟稿人校稿-文印人员印制-拟稿人报送并归档。

  (二)“平行文”和“下行文”审核节点及流程。平行文、下行文如非特殊或重大事项,统一由分管办领导审核后签发(特殊或重大事项,应征求监察专员意见后签发),具体审核节点及流程为:拟稿人拟稿-分管处领导审核-处室负责人审核-办公室文秘人员审核-办公室主任审核-分管办领导审核并签发-处室负责人-拟稿人校稿-文印人员印制-拟稿人报送并归档。

  (三)其他。

  1.各处室须严格按照各类发文审核签批流程报送有关发文,不得同时发送多人审批。如有紧急发文可先电话告知。

  2.如监察专员或分管办领导审核发文后签批意见,需办公室督办、办理或阅知事项时,在发各处室负责人的同时发办公室主任。

  四、办公室加强抽查和督办。各处室负责人要带头规范公文格式和签批具体意见,统一规范收、发文件后,对于没有严格执行规定的处室和人员,应予以退回修改。办公室将按月对各处室规范收文、发文签批意见的情况进行专题通报和督办。

  特此通知。


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