档案是一个单位历史真实全面的反映。档案管理是单位规范管理的基础。山西专员办积极采取措施强化档案管理，实现档案管理的规范化、标准化和制度化。 

　　一、建立严格的内控流程。山西专员办先后制定了《文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》、《档案工作管理暂行办法》、《文件归档整理指导意见》、《档案管理操作规程》等一系列系统的档案管理制度。档案在实行专人管理的基础上，使文件档案的形成、收集、整理、归档、借阅等每一个环节都有章可循、有据可依。制度健全，执行到位，有力地促进了档案管理的规范化标准化。 

　　二、健全严密的质量管理。为确保档案的完整、准确、系统，山西专员办对档案的整理原则、整理方法、质量规范、分类、保管期限等进行了明确规定和要求，严把档案归档质量关。一是严把“收集关”。明确收集范围、收集时间，严明收集工作纪律，做到事前提醒、事中跟进、事后督促，确保应收尽收。二是严把“归档关”。遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”原则，严格执行各个门类档案收集制度，组织归档文件材料的整理、移交、编目工作，使档案材料应归尽归。三是严把“质量关”。要求归档资料附件必须齐全、归档的文件资料必须为原件。